はじめに｜メール作成に時間を取られていませんか？
事務職として働いていると、
- お客様へのお礼メール
- 日程調整メール
- お詫びメール
- 社内連絡
など、毎日たくさんのメールを作成します。
しかし、
- 敬語が正しいか不安
- 失礼な表現になっていないか心配
- 何度も読み返してしまう
という経験はありませんか？
実は私自身、メール作成に多くの時間を使っていました。
そんな私が最初にChatGPTで感動したのが、
「メール作成の時短効果」
です。
今では数秒でメールのたたき台を作れるようになり、業務効率が大きく向上しました。
今回は、事務職の方におすすめしたいChatGPTを使ったメール作成術をご紹介します。
ChatGPTを使う前の悩み
以前の私は、
メールを送るたびに
- この敬語で合っている？
- 表現は失礼じゃない？
- もっと丁寧な言い方はない？
と悩んでいました。
そのたびに
- Google検索
- 敬語サイト確認
- 過去メール確認
を繰り返していたため、
1通のメール作成に10分以上かかることもありました。
ChatGPTでメール作成が劇的に変わった
ChatGPTを使うようになってからは、
伝えたい内容を入力するだけで、
数秒で自然なビジネスメールが作成できるようになりました。
もちろん最終確認は必要ですが、
ゼロから文章を考える必要がなくなったのです。
その結果、
メール作成時間を大幅に短縮できました。
ChatGPTでメールを作成する3ステップ
STEP1 ChatGPTを開く
まずはChatGPTを開きます。
無料版でも利用可能です。
STEP2 指示を入力する
重要なのは、
- 誰に送るのか
- 何を伝えるのか
- どの程度丁寧にしたいか
を具体的に伝えることです。
例えば、
「○○の件で、お客様へのお礼メールを丁寧な言葉遣いで作成してください」
と入力するだけでも十分です。
STEP3 完成した文章を確認する
ChatGPTが作成した文章を確認し、
必要に応じて修正します。
そのまま使えるケースも多く、メール作成時間を大幅に短縮できます。
実際に使っているプロンプト例
私がよく使う指示例はこちらです。
○○の件で、お客様へのお礼メールを丁寧な言葉遣いで作成してください。
さらに、
- 相手との関係
- 伝えたい内容
- 期限
などを追加すると、より精度の高い文章になります。
ChatGPTを使うメリット
敬語を調べる時間が減る
何度も検索する必要がなくなります。
文章のたたき台がすぐできる
ゼロから考える時間を削減できます。
心理的負担が減る
「これで大丈夫かな？」という不安が軽減されます。
注意点
ChatGPTは非常に便利ですが、
そのまま送信するのではなく、
必ず最終確認を行いましょう。
特に、
- 日付
- 金額
- 固有名詞
などは人の目で確認することが大切です。
実際の操作動画
実際に私がChatGPTを使ってメールを作成している様子はこちらです。
数秒で文章が完成する様子をぜひご覧ください。
まとめ
事務職の仕事は、
小さな時短の積み重ねが大きな差になります。
私自身、
ChatGPTを導入してからメール作成のストレスが大幅に減りました。
もしまだ使ったことがない方は、
まずは1通のお礼メール作成から試してみてください。
きっと、
「もっと早く使えばよかった」
と感じるはずです。
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