はじめに｜ChatGPTは私の「24時間働く事務アシスタント」
1人事務として働いていると、
- メール作成
- Excel作業
- 議事録作成
- 文書作成
- クレーム対応
など、幅広い業務を一人で対応しなければなりません。
私自身、建設業事務として働く中で、
「これ誰かに聞きたい…」
と思う場面が何度もありました。
そんな時に助けてくれているのがChatGPTです。
最初は、
「AIって難しそう」
と思っていましたが、今では毎日の業務に欠かせない存在になっています。
今回は、私が実際に仕事でよく使っているChatGPTプロンプトを7つご紹介します。
どれもコピペで使える内容なので、ぜひ試してみてください。
プロンプトとは？
プロンプトとは、
ChatGPTへの指示文
のことです。
例えば、
❌ メール作って
よりも
⭕ 取引先向けのお礼メールを丁寧な言葉遣いで作成してください
の方が、より精度の高い回答が返ってきます。
ChatGPTを上手に使うコツは、
「相手」「目的」「条件」を具体的に伝えることです。
① メール作成
コピペOK
あなたは優秀な事務担当者です。
以下の条件でビジネスメールを作成してください。
【相手】
〇〇様
【目的】
〇〇
【伝えたい内容】
〇〇
丁寧で分かりやすい文章にしてください。活用例
- お礼メール
- 日程調整
- 見積依頼
- 資料送付
メール作成時間を大幅に短縮できます。
② 議事録作成
コピペOK
以下の会議メモから議事録を作成してください。
【構成】
・会議名
・決定事項
・担当者ごとのタスク
・次回までの宿題
【会議メモ】
（メモを貼り付け）活用例
会議後の議事録作成
箇条書きメモでも整理してくれます。
③ Excel関数
コピペOK
Excelでやりたいことがあります。
【やりたい内容】
〇〇
使用する関数と数式を初心者向けに説明してください。活用例
- VLOOKUP
- XLOOKUP
- SUMIFS
- IF関数
Google検索する時間が減りました。
④ クレーム対応メール
コピペOK
お客様からクレームをいただきました。
【内容】
〇〇
【現在の対応】
〇〇
【改善策】
〇〇
誠意が伝わるお詫びメールを作成してください。活用例
- 工期遅延
- 騒音
- 駐車マナー
文章を考える負担が軽くなります。
⑤ お礼メール
コピペOK
以下の内容で感謝が伝わるお礼メールを作成してください。
【相手】
〇〇様
【お礼内容】
〇〇
【伝えたいこと】
〇〇活用例
- お客様へのお礼
- 社内のお礼
- 会食後のお礼
定型文ではなく、温かみのある文章を作れます。
⑥ 文書校正
コピペOK
以下の文章を校正してください。
・誤字脱字
・不自然な日本語
・二重敬語
を修正し、修正理由も教えてください。
【文章】
〇〇活用例
- 案内文
- 通知文
- 社外文書
ダブルチェック担当として活用しています。
⑦ 要約
コピペOK
以下の文章を3つのポイントに要約してください。
【文章】
〇〇活用例
- 長文メール
- マニュアル
- 行政通知
忙しい時でも要点を素早く把握できます。
ChatGPTを使うようになって変わったこと
ChatGPTを使い始めてから、
「悩む時間」
が大幅に減りました。
以前は、
- メール作成に10分
- 関数検索に30分
- 議事録に1時間
かかることもありました。
しかし今では、
まずChatGPTに相談する習慣ができています。
もちろん最終確認は必要ですが、業務効率は大きく向上しました。
まとめ
ChatGPTは特別な知識がなくても使える便利なツールです。
特に1人事務や少人数の職場では、
「相談相手」
のような存在になってくれます。
まずは今回紹介したプロンプトを1つ試してみてください。
きっと、
「もっと早く使えばよかった」
と感じるはずです。
事務職の毎日を少しでもラクにする参考になれば嬉しいです。
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