取引先へメールを送る時、
「この敬語、間違っていないかな？」
「失礼な言い回しになっていないかな？」
「もう少し丁寧にした方がいいかな？」
と不安になって、何度も読み返した経験はありませんか？
社外メールは、社内メールよりも気を使います。
特に、取引先やお客様に送るメールは、たった一言の表現で印象が変わることもあります。
私は医療機器商社で13年、建設業事務で9年、事務職として20年以上働いてきました。
現在は建設業で1人事務をしながら、電話対応、来客対応、請求書処理、総務、経理など幅広い業務を担当しています。
1人事務をしていると、近くにすぐ確認できる人がいないこともあります。
そんな時に役立つのが、ChatGPTです。
今回は、ChatGPTを使って社外メールのたたき台を短時間で作る方法をご紹介します。
社外メールは「言い方」に時間がかかる
社外メールで大変なのは、伝えたい内容そのものよりも「言い方」です。
例えば、心の中では、
「請求書がまだ届いていないので、早めに送ってほしい」
と思っていても、そのまま送るわけにはいきません。
実際のメールでは、
- いつもお世話になっております
- お忙しいところ恐れ入ります
- ご確認いただけますでしょうか
- ご対応のほどよろしくお願いいたします
といった表現に整える必要があります。
つまり、社外メールは、自分の言いたいことをビジネス向けの丁寧な表現に変える作業でもあります。
この変換に時間がかかるんですよね。
ChatGPTは社外メールの「たたき台作成」に使える
ChatGPTを使うと、社外メールのたたき台を短時間で作ることができます。
自分でゼロから文章を考えるのではなく、
- 誰に送るのか
- 何を伝えたいのか
- どのくらい丁寧にしたいのか
- 急ぎなのか
- 角が立たない表現にしたいのか
をChatGPTに伝えるだけで、自然なビジネスメールを作ってくれます。
あとは、会社名、日付、添付資料、金額などを確認して、自分の言葉に少し整えればOKです。
ChatGPTで社外メールを作る時のコツ
ChatGPTにメール作成を頼む時は、次の3つを入れると精度が上がります。
① 相手を伝える
取引先なのか、お客様なのか、初めて連絡する相手なのか。
相手の立場を伝えることで、文章の丁寧さが変わります。
② 目的を伝える
メールの目的をはっきり伝えます。
例えば、
- 請求書を送ってほしい
- 日程を調整したい
- 資料を送付したい
- 返信を催促したい
- お礼を伝えたい
などです。
③ トーンを指定する
社外メールでは、トーンの指定がとても大切です。
例えば、
- 丁寧に
- 角が立たないように
- 柔らかい表現で
- 急ぎだが失礼のないように
- 簡潔で分かりやすく
と伝えると、使いやすい文章になりやすいです。
コピペOK！社外メール作成プロンプト
以下のプロンプトをコピーして、必要な部分を書き換えて使えます。
あなたはビジネスマナーに詳しい、優秀な営業事務担当者です。
以下の条件に基づいて、社外の取引先に送るメール文を作成してください。
【宛先】
株式会社〇〇 ご担当者様
【メールの目的】
先月分の請求書をPDFで送付してほしい
【伝えたい内容】
1. いつもお世話になっているお礼
2. 本日が弊社の経費締切日であること
3. 原本は後日で構わないこと
4. まずはPDFでメール添付してほしいこと
5. お忙しいところ恐縮だが、対応をお願いしたいこと
【文体】
社外向けの丁寧なビジネスメールにしてください。
相手を急かす内容ですが、角が立たないように、柔らかい表現でお願いします。このように依頼すると、ChatGPTが丁寧な社外メールのたたき台を作ってくれます。
実際に作れるメール例
例えば、上記のプロンプトを使うと、次のようなメール文が作れます。
件名：請求書PDF送付のお願い
株式会社〇〇
ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
先月分の請求書につきまして、お願いがありご連絡いたしました。
本日が弊社の経費締切日となっておりますため、恐れ入りますが、請求書をPDFにてメール添付でお送りいただくことは可能でしょうか。
原本につきましては、後日ご郵送いただく形で問題ございません。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。このように、要点だけを伝えれば、ChatGPTが社外向けの丁寧な文章に整えてくれます。
社外メールで使いやすい場面
ChatGPTは、さまざまな社外メールに使えます。
例えば、
- 請求書送付のお願い
- 見積書送付の依頼
- 返信の催促
- 日程調整
- 資料送付の連絡
- 打ち合わせ後のお礼
- お詫びメール
- 納期確認
- 書類の再送依頼
- 取引先への確認メール
特に「催促」「お願い」「お詫び」のように、言い方に悩むメールほどChatGPTが役立ちます。
ChatGPTで作ったメールの確認ポイント
ChatGPTでメール文を作ったら、そのまま送信せず、必ず確認しましょう。
特に見るべきポイントは次の4つです。
① 会社名・相手の名前が正しいか
社外メールで一番避けたいのが、宛名ミスです。
会社名、部署名、担当者名は必ず確認しましょう。
② 日付や金額に間違いがないか
締切日、請求月、金額、納期などは、AIが間違える可能性があります。
数字に関わる部分は、必ず自分で確認する必要があります。
③ 表現が自社の雰囲気に合っているか
ChatGPTの文章は丁寧ですが、少し堅すぎることもあります。
自分の会社で普段使っている表現に合わせて、少し調整すると自然になります。
④ 本当に伝えたいことが入っているか
きれいな文章でも、肝心の要件が抜けていたら意味がありません。
「相手に何をしてほしいのか」がはっきり書かれているかを確認しましょう。
個人情報や機密情報の入力には注意
ChatGPTを使う時は、会社名や個人名、金額、取引内容などをそのまま入力しないように注意しましょう。
心配な場合は、
- 会社名 → A社
- 担当者名 → ご担当者様
- 自社名 → 自社
- 金額 → 〇〇円
- 取引内容 → 〇〇の件
のように置き換えて使うのがおすすめです。
実際に送信する時に、正しい情報へ修正しましょう。
まとめ｜社外メールはChatGPTでたたき台を作るとラクになる
社外メールは、事務職にとって避けて通れない仕事です。
でも、毎回ゼロから敬語や言い回しに悩む必要はありません。
ChatGPTを使えば、
- 丁寧な言い回しに整える
- 角が立たない表現にする
- 要点を分かりやすくまとめる
- 社外向けの自然なメールにする
といった作業をサポートしてくれます。
大切なのは、AIに丸投げするのではなく、たたき台を作ってもらい、最後は自分で確認することです。
1通のメールに悩む時間が減るだけで、事務作業はかなりラクになります。
まずは、次に送る社外メールでChatGPTを使ってみてください。
「白紙から考えなくていい」
それだけで、メール作成の負担が少し軽くなるはずです。
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