「来週の進捗会議の案内、全員に送っておいて」
「急ぎでミーティングを入れたいから、日程調整メールをお願い」
事務職として働いていると、会議案内や日程調整のメールを作る機会は多いですよね。
一見簡単そうに見える業務ですが、実際に作成しようとすると、
- 日時や場所に漏れがないか不安
- 社内向けでも失礼のない文面にしたい
- 返信期限や持ち物を入れ忘れそう
- 毎回ゼロから文章を考えるのが面倒
と、意外と気を使う作業です。
私自身も以前は、会議案内メールを作るたびにカレンダーとメール画面を何度も行き来していました。
でも今は、ChatGPTを使って会議案内メールの下書きを作成しています。
今回は、事務職の方がそのまま使える「会議案内メール・日程調整メール」のプロンプトを紹介します。
会議案内メールは意外と抜け漏れが起きやすい
会議案内メールで大切なのは、必要な情報を分かりやすく伝えることです。
特に入れておきたい項目は、
- 会議名
- 日時
- 場所
- 参加対象者
- 議題
- 持ち物
- 返信期限
などです。
この中のどれかが抜けると、あとから確認の連絡が増えてしまいます。
事務職としては、できるだけ一度の案内で内容が伝わるメールを作りたいですよね。
そんな時に便利なのがChatGPTです。
ChatGPTで会議案内メールを作るメリット
ChatGPTを使うと、会議案内メールの作成がかなりラクになります。
文章をゼロから考えなくていい
日時や議題などの情報を入れるだけで、自然なメール文を作成してくれます。
箇条書きで分かりやすく整理できる
会議案内は、長い文章よりも箇条書きの方が伝わりやすいです。
ChatGPTに「箇条書きで」と指示すれば、見やすい案内文に整えてくれます。
社内向け・社外向けで文面を変えられる
「社内向けに少しやわらかく」
「取引先向けに丁寧に」
など、相手に合わせて文章の雰囲気を調整できます。
ChatGPTに入力する時のコツ
会議案内メールを作る時は、次の情報を入れると精度が上がります。
- 誰に送るのか
- 何の会議なのか
- 日時
- 場所
- 議題
- 返信期限
- 持ち物
また、会社名や個人名などの情報はそのまま入力せず、
- 取引先A社
- 担当者様
- 上司
- 社内メンバー
のように置き換えて使うと安心です。
コピペOK！会議案内メールプロンプト3選
① 定期会議の案内メール
毎週の進捗会議や、毎月の全体会議などに使いやすい基本形です。
あなたは優秀な事務担当者です。
社内メンバーに向けて、定期会議の案内メールを作成してください。
パッと見て日時や場所が分かるように、箇条書きを使って整理してください。
【会議名】
〇〇
【日時】
〇〇
【場所】
〇〇
【議題】
〇〇
【持ち物】
〇〇
丁寧で分かりやすい文章にしてください。② 日程調整メール
候補日をいくつか提示して、参加可能な日時を返信してもらう時に使えます。
あなたは優秀な事務担当者です。
社内メンバーに向けて、会議の日程調整メールを作成してください。
出席可能な日時を返信してもらうよう促し、返信期限も明記してください。
【会議の目的】
〇〇
【対象者】
〇〇
【候補日時】
1. 〇〇
2. 〇〇
3. 〇〇
【返信期限】
〇〇
丁寧で分かりやすい文章にしてください。③ 重要な社内通知メール
安全講習会、健康診断、全体説明会など、見落とされたくない案内に使えます。
あなたは優秀な事務担当者です。
社員全員に向けて、重要な社内通知メールを作成してください。
件名には【重要】を入れてください。
要点が分かりやすいように箇条書きで整理してください。
【通知内容】
〇〇
【日時】
〇〇
【対象者】
〇〇
【場所】
〇〇
【注意点】
〇〇
丁寧で分かりやすい文章にしてください。実際に使って感じたメリット
ChatGPTを使うようになってから、社内連絡の作成スピードがかなり上がりました。
特に、
- 現場に出ている社員
- スマホでメールを確認する人
- 忙しくて長文を読む時間がない人
には、箇条書きで整理された案内文の方が伝わりやすいと感じています。
会議案内メールは、ただ送ればいいものではありません。
「いつ・どこで・何をするのか」がすぐに分かることが大切です。
ChatGPTを使うと、そうした見やすい文章を短時間で作れるようになります。
注意点
ChatGPTが作成した文章は便利ですが、送信前には必ず確認しましょう。
特に、
- 日時
- 場所
- 会議室名
- 参加対象者
- 返信期限
は間違えると混乱につながります。
また、社内情報や個人情報を入力する場合は、会社のルールを確認し、必要に応じて内容を一般化して使うことをおすすめします。
まとめ
会議案内メールや日程調整メールは、事務職にとってよくある業務です。
しかし、毎回ゼロから文面を考える必要はありません。
ChatGPTを使えば、
- 定期会議の案内
- 日程調整
- 重要なお知らせ
などのメールを短時間で作成できます。
文章作成に悩む時間を減らし、その分ほかの業務に集中していきましょう。
まずは今回紹介したプロンプトをコピーして、次の会議案内メール作成に使ってみてください。
きっと「もっと早く使えばよかった」と感じるはずです。
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