「あの書類、まだ届いていない……」
「期限を過ぎているけど、どう催促すればいいんだろう」
「急いでほしいけど、相手に嫌な印象を与えたくない」
事務職として働いていると、こんな場面はありませんか？
取引先への書類返送依頼。
社内の提出物の催促。
請求書や見積書の確認。
メールを送る必要があるのに、いざ文章を作ろうとすると手が止まってしまう。
催促メールは、ただ「早くお願いします」と伝えればいいわけではありません。
相手を責めないようにしながら、でも必要なことはきちんと伝える。
このバランスがとても難しいですよね。
私は医療機器商社で13年、建設業事務で9年、事務職として20年以上働いてきました。
現在は建設業で1人事務をしながら、社内外のやり取りも日々対応しています。
その中でも、特に気を使うのが「催促メール」です。
今回は、ChatGPTを使って、角が立たない催促メールのたたき台を作る方法をご紹介します。
催促メールは言葉選びが難しい
催促メールで一番難しいのは、相手に不快感を与えない言い方です。
こちらとしては、
「期限を過ぎています」
「まだ届いていません」
「早めに対応してほしいです」
と伝えたい。
でも、そのまま書いてしまうと、少し強く聞こえてしまうことがあります。
そのため実際には、
- お忙しいところ恐れ入ります
- 念のため確認のご連絡です
- 行き違いでしたら申し訳ございません
- ご確認いただけますと幸いです
といったクッション言葉を使って、柔らかく伝える必要があります。
この「角が立たない表現」を考えるのに、時間も気力も使ってしまうんですよね。
ChatGPTは催促メールのたたき台作成に向いている
ChatGPTを使うと、催促メールのたたき台を短時間で作ることができます。
催促メールは、伝えたい内容自体はシンプルです。
例えば、
- 書類を返送してほしい
- 請求書を送ってほしい
- 返信をもらいたい
- 提出期限を過ぎていることを伝えたい
- 状況確認をしたい
などです。
ただ、その内容を「失礼のない文章」に整えるのが大変です。
ChatGPTには、この言い換え作業をお願いできます。
事実だけを自分で整理して、丁寧な言い回しはChatGPTに考えてもらう。
この流れにすると、催促メールのストレスがかなり軽くなります。
ChatGPTに催促メールを頼む時のコツ
ChatGPTに催促メールを作ってもらう時は、次の3つを必ず入れると使いやすい文章になります。
① 催促したい内容を具体的に書く
何を催促したいのかをはっきり伝えます。
例：
- 基本契約書の返送をお願いしたい
- 請求書PDFの送付をお願いしたい
- 見積書の回答を確認したい
- 社内提出物の未提出者へ連絡したい
② 期限や現在の状況を書く
いつが期限だったのか、今どんな状況なのかを伝えます。
例：
- 本来の期限は今週月曜日
- 現在木曜日だが、まだ返送が確認できていない
- 締切が近いため、早めに確認したい
③ トーンを指定する
催促メールでは、トーン指定がとても大切です。
例えば、
- 相手を責めない
- 角が立たないように
- 柔らかく丁寧に
- 行き違いへの配慮を入れる
- 急ぎだが失礼のない表現にする
と伝えると、かなり自然な文章になります。
コピペOK！角が立たない催促メール作成プロンプト
以下のプロンプトをコピーして、必要な部分を書き換えて使えます。
あなたはビジネスマナーに詳しい、気配り上手な事務担当者です。
以下の条件に基づいて、相手に不快感を与えない「角が立たない催促メール」を作成してください。
【宛先】
株式会社〇〇 営業部 鈴木様
【メールの目的】
期日を過ぎている基本契約書の返送をお願いしたい
【現在の状況】
本来の返送期限は今週月曜日です。
現在木曜日ですが、まだ返送が確認できていません。
【伝えたい内容】
1. いつもお世話になっているお礼
2. 基本契約書の返送状況を確認したいこと
3. 行き違いであれば申し訳ないこと
4. まだの場合は、返送予定日を教えてほしいこと
5. お忙しいところ恐縮だが、確認をお願いしたいこと
【文体】
社外向けの丁寧なビジネスメールにしてください。
相手を責めるような表現は避けてください。
「念のため確認」という柔らかいスタンスにしてください。
クッション言葉を使い、角が立たない文章にしてください。このように依頼すると、ChatGPTが柔らかい催促メールのたたき台を作ってくれます。
実際に作れるメール例
例えば、上記のプロンプトを使うと、次のようなメール文が作れます。
件名：基本契約書ご返送状況の確認について
株式会社〇〇
営業部 鈴木様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
先日お送りいたしました基本契約書につきまして、念のためご確認のご連絡をいたしました。
恐れ入りますが、現時点で弊社にてご返送の確認が取れていない状況です。
すでにご発送いただいておりましたら、行き違いのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。
まだご対応前でしたら、お手数をおかけいたしますが、ご返送予定日をご教示いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。このように、催促の内容でも柔らかく丁寧な印象に整えることができます。
自分で一から考えるより、かなり気持ちがラクになります。
催促メールで使いやすいクッション言葉
催促メールでは、クッション言葉を入れるだけで印象が柔らかくなります。
よく使いやすい表現は、次のようなものです。
- お忙しいところ恐れ入ります
- 念のため確認のご連絡です
- 行き違いでしたら申し訳ございません
- ご確認いただけますと幸いです
- お手数をおかけいたします
- ご多忙のところ恐縮ではございますが
- 差し支えなければ
- 可能でしたら
ChatGPTに、
「上記の文章にクッション言葉を入れて、柔らかい表現にしてください」
と追加でお願いするのもおすすめです。
催促メールに使える場面
ChatGPTで催促メールを作る方法は、さまざまな業務に使えます。
例えば、
- 契約書の返送依頼
- 請求書の送付依頼
- 見積書の回答確認
- 資料提出の催促
- 社内書類の提出依頼
- 入金確認の連絡
- 日程回答の催促
- アンケート回答のお願い
- 申請書類の未提出連絡
特に「催促はしたいけど、強く言いすぎたくない」という場面で役立ちます。
ChatGPTで作った催促メールの確認ポイント
ChatGPTが作ったメールは便利ですが、そのまま送信する前に必ず確認しましょう。
特に見るべきポイントは次の4つです。
① 宛名が正しいか
会社名、部署名、担当者名に間違いがないか確認します。
社外メールでは、宛名ミスは特に注意が必要です。
② 書類名や内容が正しいか
契約書、請求書、見積書など、催促している書類名が正しいか確認しましょう。
③ 期限や日付が合っているか
本来の期限、現在の日付、返送希望日などに間違いがないか確認します。
日付のミスは、相手に混乱を与えてしまいます。
④ 言い方が強すぎないか
ChatGPTの文章でも、状況によっては少し強く感じることがあります。
送信前に一度読み返して、
「相手を責めているように見えないか」
「お願いの形になっているか」
を確認しましょう。
個人情報や社内情報の入力には注意
ChatGPTにメール作成を依頼する時は、会社名や個人名、契約内容などをそのまま入力しないよう注意しましょう。
心配な場合は、
- 会社名 → A社
- 担当者名 → 担当者様
- 書類名 → 〇〇書類
- 金額 → 〇〇円
- 現場名 → 現場A
のように置き換えて使うのがおすすめです。
実際に送信する時に、正しい情報へ修正しましょう。
まとめ｜催促メールはChatGPTでたたき台を作るとラクになる
催促メールは、事務職の中でも特に気を使う仕事です。
伝える内容はシンプルでも、
「強く聞こえないかな」
「相手を不快にさせないかな」
と考えるだけで、かなり時間がかかります。
そんな時は、ChatGPTにたたき台を作ってもらうのがおすすめです。
- 事実を整理する
- 丁寧な言い回しに変える
- クッション言葉を入れる
- 角が立たない文章に整える
この部分をAIに手伝ってもらうだけで、メール作成の負担はかなり軽くなります。
大切なのは、AIに丸投げするのではなく、最後は自分で確認することです。
まずは次に送る催促メールで、ChatGPTを使ってみてください。
「言い方に悩む時間」が少し減るだけで、毎日の事務作業がぐっとラクになるはずです。
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