「このExcel作業、先月もまったく同じことをしたな……」
事務仕事をしていると、そんな作業はありませんか？
私も以前、医療機器専門商社で働いていた時、毎月同じExcel加工作業をしていました。
大まかな流れは、
実績データを取得
↓
CSVデータで出力
↓
Excelで使える形に加工
↓
得意先へデータを提供
というものです。
一度だけなら、それほど気にならない作業です。
でも、毎月となると話は別。
データが変わっても、行う加工はほぼ同じです。
「これ、毎回手作業でする必要ある？」
と思ったことをきっかけに、Excelのマクロを使って作業を効率化しました。
今回は、毎月繰り返していたCSVデータのExcel加工をどのように効率化したのか、実体験をもとにご紹介します。
そもそもCSVデータとは？
業務システムから実績や売上データを出力すると、「CSV」という形式で保存されることがあります。
CSVは、データをカンマなどで区切って保存するシンプルなファイル形式です。
Excelでも開けるため、
・売上実績
・商品実績
・顧客データ
・在庫データ
・受注データ
などをシステムから取り出す時によく使われます。
ただし、CSVをそのまま開けば、すぐ得意先へ提出できるとは限りません。
私の場合も、出力したデータをそのまま渡すのではなく、Excelで加工してから提供していました。
毎月同じExcel加工を繰り返していた
当時の仕事では、得意先へ実績データを提供する業務がありました。
まずシステムから必要な実績データを取得。
CSV形式で出力した後、Excelで開きます。
そこから、得意先へ提供できる状態になるようにデータを整えていました。
実際の業務データなので細かな加工内容は書けませんが、
「元データを取得して、決められた形に整える」
という作業を毎月繰り返していたわけです。
毎月変わるのは、基本的に元になるデータ。
加工する手順はほぼ同じです。
そこで、
と考えました。
Excelマクロを組んでみた
そこで使ったのが、Excelの「マクロ」です。
「同じ操作を毎月しているなら、自動化できるのでは？」
マクロとは簡単にいうと、
Excelで繰り返し行う操作を自動化できる機能
です。
例えば毎月、
「CSVを開く→不要な部分を整える→決められた形に加工する」
という同じ操作をしているなら、その一連の作業をマクロで処理できる場合があります。
私も毎月行っていた加工作業に合わせてマクロを組みました。
すると、それまで一つずつ行っていた操作を毎回最初から繰り返す必要がなくなりました。
マクロに向いているのは「毎回同じ作業」
ここで大事なのは、
Excelを使っているから何でもマクロにすればいいわけではない
ということです。
私が自動化した理由は、作業内容が毎月ほぼ同じだったからです。
例えば、
・毎月同じCSVを加工する
・毎回同じ列を整える
・決まった形式へ変換する
・同じ集計を繰り返す
・同じ書式に整える
といった作業は、自動化を検討する価値があります。
逆に、毎回判断が必要だったり、データの形式が大きく変わったりする作業は、無理にマクロ化しない方がいい場合もあります。
自動化する前に作業手順を書き出す
いきなりマクロを作ろうとすると、
「何を自動化すればいいの？」
となりがちです。
まずおすすめしたいのが、普段行っている作業を書き出すことです。
例えば、
- 実績データを取得する
- CSVを開く
- Excelで加工する
- 不要なデータを削除する
- 必要な形に整える
- 内容を確認する
- 得意先へ提供する
というように、一つずつ分解します。
その中から、
「毎回まったく同じ操作をしている部分」
を探します。
そこが自動化候補です。
マクロ化しても最後の確認は人がする
作業を自動化すると便利ですが、
「マクロを動かしたから、そのまま提出してOK」
にはしませんでした。
特に得意先へ提出するデータなら、
・対象期間は合っているか
・必要なデータが入っているか
・不要なデータが残っていないか
・件数がおかしくないか
・数値に違和感がないか
など、最後は人の目で確認します。
私はExcelやAIを使った業務効率化では、
「作業は自動化、最終確認は人」
という考え方がとても大切だと思っています。
効率化は、確認をなくすことではありません。
人がしなくてもいい単純作業を減らし、その分、確認や判断に時間を使えるようにすることだと考えています。
毎月10分の作業でも年間では2時間
例えば、毎月同じExcel加工に10分かかっているとします。
10分×12か月＝120分。
年間では2時間です。
20分なら年間4時間。
30分なら年間6時間になります。
さらに、同じような定型作業が5個、10個とあれば、その差はもっと大きくなります。
事務の業務効率化では、
「1回で何時間も削減できる仕事」
だけを探す必要はありません。
毎月10分かかる作業を2分にする。
こうした小さな改善を積み重ねることも、とても大切です。
「前任者がやっていた方法」をそのまま続けなくていい
事務の仕事を引き継ぐと、
「前任者がこの方法でやっていたから」
という理由で、そのまま同じ作業を続けることがあります。
もちろん、最初は教えてもらった方法で正しく処理することが大切です。
ただ、仕事に慣れてきたら、
「なぜこの作業をしているんだろう？」
「毎回同じ操作をしていない？」
「Excelに任せられない？」
と一度考えてみることをおすすめします。
私自身、これまで事務仕事をする中で、
「もっとラクにできないかな？」
と考えることを大切にしてきました。
それが、Excel関数を使ったり、マクロを組んだり、今ではChatGPTを仕事に取り入れたりすることにつながっています。
今ならChatGPTにマクロ作成を相談する方法もある
私がこの業務をしていた頃と違い、今はChatGPTがあります。
そのため、VBAに詳しくない人でも、
「毎月CSVをExcelで開いて、○○列を削除し、△△列を並べ替えたい。Excel VBAを作ってください」
というように、やりたい作業を具体的に伝えてマクロ作成をサポートしてもらうこともできます。
ただし、ChatGPTが作ったコードをいきなり本番データで実行するのはおすすめしません。
まずは、
・コピーしたファイル
・架空のサンプルデータ
・テスト用データ
などを使って動作を確認します。
特に、
・削除
・上書き保存
・ファイル移動
・複数ファイルの一括処理
を行うマクロは慎重に確認しましょう。
会社のデータをChatGPTへ入力する場合も、個人情報・顧客情報・機密情報などをそのまま入力せず、会社の利用ルールを確認することが大切です。
マクロだけが正解ではない
ここまでマクロについて紹介しましたが、現在はExcelの「Power Query」という選択肢もあります。
Power Queryは、CSVやExcelなどからデータを取得し、
・不要な列を削除する
・列を並べ替える
・データを結合する
・形式を整える
といった加工手順を記録して、次回以降のデータにも適用できる機能です。
そのため、
「毎月同じ形式のCSVを取得して、同じように加工する」
という仕事なら、マクロだけでなくPower Queryが向いている場合もあります。
大切なのは、
「マクロを使うこと」
ではなく、
「毎月繰り返している手作業を減らすこと」
です。
まとめ｜「毎月同じ」は効率化のサイン
以前の職場で、
実績データを取得
↓
CSVで出力
↓
Excelへ変換・加工
↓
得意先へ提供
という仕事を毎月行っていました。
最初は手作業で対応していましたが、
「毎月同じ加工をしている」
ことに気づき、マクロを組んで効率化しました。
事務仕事をしていて、
「またこの作業か……」
と思ったら、それは業務効率化のチャンスかもしれません。
まずは、
「この作業、毎回同じことをしていない？」
と考えてみてください。
Excel関数、マクロ、Power Query、そして今ならChatGPT。
使えるものを少しずつ取り入れることで、毎日の事務仕事はもっとラクにできます。
そして、空いた時間を「確認」「判断」「営業担当へのサポート」など、人だからこそできる仕事に使えるようになります。
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