事務仕事術– category –

「このExcel作業、先月もまったく同じことをしたな……」 事務仕事をしていると、そんな作業はありませんか？ 私も以前、医療機器専門商社で働いていた時、毎月同じExcel加工作業をしていました。 大まかな流れは、 実績データを取得↓CSVデータで出力↓Excel...

取引先から送られてきたPDFの見積書や商品一覧を見て、 「これ、全部Excelに入力し直すの？」 と、ため息が出たことはありませんか？ PDFに書かれている数字や商品名を見ながら、Excelへ一つずつ入力する。 事務職ではよくある作業ですが、行数が多いとか...

給与計算と聞くと、 「専用の給与ソフトが自動で計算してくれるもの」 というイメージを持つ方も多いかもしれません。 しかし、中小企業や少人数の会社では、一部の給与項目をExcelや電卓で計算しているケースもあります。 私が建設業の事務を引き継いだ時...

「次の監査に必要な書類、どこにありますか？」 そう聞かれた時、すぐに答えられるでしょうか。 監査が近づいてから、 ・必要な書類が見つからない・前回何を提出したか分からない・似た名前のファイルがいくつもある・紙とデータの保存場所が違う・担当者...

「今日、何から手をつければいいんだろう」 「やることが多すぎて、朝から頭がいっぱい」 「急ぎの仕事と後回しでいい仕事の区別がつかない」 1人事務をしていると、こんな日がありませんか？ 私はよくあります。 朝、出勤した瞬間から、 ・メール確認・電...

「あの書類、まだ届いていない……」 「期限を過ぎているけど、どう催促すればいいんだろう」 「急いでほしいけど、相手に嫌な印象を与えたくない」 事務職として働いていると、こんな場面はありませんか？ 取引先への書類返送依頼。 社内の提出物の催促。 ...

取引先へメールを送る時、 「この敬語、間違っていないかな？」 「失礼な言い回しになっていないかな？」 「もう少し丁寧にした方がいいかな？」 と不安になって、何度も読み返した経験はありませんか？ 社外メールは、社内メールよりも気を使います。 特...

「新しいルールについて、社内向けのお知らせを作っておいて」 「来週の社内清掃について、案内文を出しておいて」 「経費精算の変更点を、社員に分かるようにまとめておいて」 事務職として働いていると、社内文書を作る場面は意外と多いですよね。 Word...

「契約書のたたき台、作っておいて」 上司や営業担当から、突然こんな依頼を受けて焦った経験はありませんか？ Wordを開いたものの、 「何から書けばいいの？」 「この表現で合っているの？」 「契約書って、間違えたら怖い……」 と手が止まってしまう。 事...

「過去3年分の売上データを見て、どの工事が伸びているか分かるようにしてほしい」 「社長に見せられるように、売上の傾向をグラフでまとめてほしい」 事務職として働いていると、突然こんな依頼を受けることはありませんか？ 特に建設業では、 塗装工事 ...