「過去3年分の売上データを見て、どの工事が伸びているか分かるようにしてほしい」
「社長に見せられるように、売上の傾向をグラフでまとめてほしい」
事務職として働いていると、突然こんな依頼を受けることはありませんか？
特に建設業では、
- 塗装工事
- 防水工事
- 足場工事
- リフォーム工事
- 修繕工事
など、工事の種類ごとに売上を見たい場面があります。
でも正直、
「データ分析なんて習っていない」
「グラフ作成が苦手」
「Excelのどこから手をつければいいのか分からない」
と感じる方も多いと思います。
私自身、建設業で1人事務をしている中で、売上データや集計表を扱う機会があります。
以前はExcelでグラフを作るにも、
- データを整理する
- 集計する
- グラフを作る
- 見やすく整える
という流れに時間がかかっていました。
しかし今は、ChatGPTを活用することで、売上分析のたたき台をかなり短時間で作れるようになりました。
今回は、数字が苦手な事務職の方でもできる「ChatGPTを使った売上分析グラフの作り方」をご紹介します。
売上分析が難しく感じる理由
売上分析と聞くと、難しく感じるかもしれません。
でも実際にやることは、シンプルです。
例えば、
- どの工事の売上が多いのか
- 前年より売上が増えているのか
- 季節によって売上に差があるのか
- どの分野を伸ばせそうか
を確認する作業です。
ただ、Excelの表に数字がたくさん並んでいると、
「どこを見ればいいの？」
となってしまいますよね。
数字の羅列を見ただけでは、社長や上司にも伝わりにくいです。
そこで役立つのがグラフです。
グラフにすると、数字の傾向がひと目で分かりやすくなります。
ChatGPTを使うと売上分析がラクになる
ChatGPTは、文章作成だけでなく、データの整理や分析の考え方にも使えます。
例えば、売上データをもとに、
- どの工事が伸びているか
- どの月に売上が多いか
- 前年と比べてどう変化したか
- どんなグラフにすると分かりやすいか
を相談できます。
自分でゼロから考えるよりも、最初のたたき台を作ってもらえるので、かなり作業がラクになります。
ChatGPTで売上分析をする前に準備するもの
まずはExcelなどで、以下のような売上データを用意します。
例：
| 日付 | 工事区分 | 売上金額 |
|---|---|---|
| 2026/1/10 | 塗装工事 | 500,000 |
| 2026/1/18 | 防水工事 | 320,000 |
| 2026/2/5 | 足場工事 | 450,000 |
最低限、
- 日付
- 工事区分
- 売上金額
があれば分析しやすくなります。
ただし、会社名・顧客名・現場住所などの機密情報は、そのまま入力しないようにしましょう。
必要に応じて、
- 顧客名 → A社
- 現場名 → 現場A
- 金額 → 大まかな金額
のように置き換えると安心です。
コピペOK！売上分析プロンプト
売上データを用意したら、ChatGPTに以下のように依頼します。
あなたは優秀な事務担当者です。
以下の売上データをもとに、建設業の売上傾向を分析してください。
【分析してほしい内容】
1. 工事区分ごとの売上合計
2. 売上が伸びている工事区分
3. 前年と比較した売上の変化
4. 社長に説明しやすいポイント
5. どのグラフにすると分かりやすいか
【売上データ】
ここに売上データを貼り付けるこのように依頼すると、ChatGPTが売上の傾向や見せ方を整理してくれます。
グラフ作成も相談できる
売上分析では、どんなグラフにするかも大切です。
例えば、
工事区分ごとの売上比較
棒グラフがおすすめです。
塗装工事、防水工事、足場工事など、どの工事の売上が大きいか比較しやすくなります。
月別売上の推移
折れ線グラフがおすすめです。
月ごとの売上の増減が分かりやすくなります。
売上構成比
円グラフがおすすめです。
全体の売上のうち、どの工事が何割を占めているか見せたい時に便利です。
ChatGPTには、以下のように聞くこともできます。
この売上データを社長に説明する場合、どのグラフを使うと分かりやすいですか？
理由もあわせて教えてください。実際に使って感じたメリット
ChatGPTを使うようになってから、売上データを見るハードルが下がりました。
以前は、
「とりあえずExcelを開いたけど、何から始めればいいか分からない」
という状態でした。
でも今は、
「まずChatGPTに分析の切り口を聞く」
という流れにしています。
すると、
- 工事区分別に見る
- 年別に比較する
- 月別に推移を見る
- 売上が伸びている分野を探す
といった視点をもらえます。
データ分析が得意ではなくても、最初の方向性を出してもらえるだけでかなり助かります。
社長や上司に説明しやすくなる
売上データは、数字のままだと伝わりにくいです。
でもグラフにすると、
「どの工事が伸びているのか」
「どの月に売上が集中しているのか」
「前年と比べてどう変わったのか」
がひと目で分かります。
特に建設業では、現場の感覚と数字を照らし合わせることが大切です。
グラフを使うことで、社長や現場責任者とも話しやすくなります。
注意点｜AIの分析結果は必ず確認する
ChatGPTはとても便利ですが、分析結果をそのまま信じすぎるのは危険です。
特に、
- 売上金額
- 年月
- 工事区分
- 合計金額
- 前年比較
は必ず自分でも確認しましょう。
AIはあくまで補助ツールです。
最終的な判断は、人が行う必要があります。
また、会社の売上データには機密情報が含まれるため、入力内容には注意しましょう。
まとめ
売上分析やグラフ作成は、数字が苦手な事務職にとってハードルが高く感じる作業です。
しかし、ChatGPTを使えば、
- 分析の切り口を考える
- グラフの種類を選ぶ
- 社長に説明しやすいポイントを整理する
- 売上データの見せ方を考える
といった作業をサポートしてくれます。
すべてを一人で抱え込む必要はありません。
まずは小さな売上一覧や、先月分のデータから試してみてください。
数字の山に見えていたデータが、会社の強みや改善点を見つけるヒントに変わるはずです。
建設業の1人事務でも、AIを味方にすれば、データ分析はもっと身近になります。
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