「今日、何から手をつければいいんだろう」
「やることが多すぎて、朝から頭がいっぱい」
「急ぎの仕事と後回しでいい仕事の区別がつかない」
1人事務をしていると、こんな日がありませんか？
私はよくあります。
朝、出勤した瞬間から、
・メール確認
・電話対応
・請求書処理
・社長からの急な依頼
・現場からの確認
・書類作成
・来客対応
いろいろな仕事が一気に入ってきます。
しかも1人事務の場合、誰かが優先順位を整理してくれるわけではありません。
自分で判断して、自分で進める必要があります。
以前の私は、朝から目についた仕事に手をつけて、気づけば本当に大事な仕事が後回しになっていることもありました。
そこで最近は、朝5分だけChatGPTを使って「今日やること」を整理しています。
今回は、私が実際に使っている朝のChatGPTルーティンを紹介します。
朝イチにやることを整理すると、1日がラクになる
事務職の仕事は、細かいタスクが多いです。
ひとつひとつは小さくても、積み重なると頭の中がいっぱいになります。
特に1人事務は、
「これも私」
「あれも私」
「結局全部私」
になりがちです。
そんな時に大切なのが、朝の時点でタスクを見える化することです。
頭の中だけで考えると、やることが多く感じます。
でも、文字にして並べると、
「これは今日中」
「これは午前中」
「これは明日でも大丈夫」
と整理しやすくなります。
ChatGPTは、この整理作業の相手として使いやすいです。
私が朝5分でやっている流れ
私が朝にやっている流れは、次の3ステップです。
- 今日やることを箇条書きで出す
- ChatGPTに優先順位をつけてもらう
- 必要なメールや文章のたたき台を作る
難しいことはしていません。
頭の中にあるタスクを、まずそのまま書き出します。
例えば、
・請求書を確認する
・社長に〇〇の件を確認する
・取引先へ日程調整メールを送る
・会議資料を修正する
・給与計算の準備をする
・現場からの書類を整理する
こんな感じです。
きれいに書こうとしなくて大丈夫です。
まずは思いつくままに出すだけでOKです。
コピペOK｜朝のタスク整理プロンプト
私が使っているプロンプトはこちらです。
以下は、今日やる予定の事務作業です。
重要度と緊急度を考えて、優先順位をつけてください。
【今日やること】
・〇〇
・〇〇
・〇〇
【条件】
・午前中に終わらせた方がいいもの
・今日中でよいもの
・明日以降でもよいもの
に分けてください。
最後に、今日の進め方を初心者にも分かるように提案してください。
このように入力すると、ChatGPTがタスクを整理してくれます。
自分では全部急ぎに見えていた仕事も、
「これは先にやる」
「これは午後でよい」
「これは確認待ち」
と分けやすくなります。
メール作成まで一緒に頼むとさらに時短になる
朝のタスク整理で、
「取引先へメールを送る」
という予定が出てきたら、そのままChatGPTにたたき台を作ってもらいます。
例えば、
以下の内容で、取引先へ送る丁寧なメールを作成してください。
【相手】取引先
【目的】日程調整
【伝えたいこと】〇月〇日または〇月〇日のどちらかで打ち合わせ可能か確認したい
【トーン】丁寧でやわらかく
このように入力すると、メールの下書きがすぐに作れます。
あとは、会社名・日付・名前・内容を確認して、自分の言葉に少し整えるだけです。
朝のうちにメールのたたき台まで作っておくと、その後の作業がかなりラクになります。
ChatGPTに任せきりにしないことも大切
ChatGPTはとても便利ですが、すべてを任せきりにするのはおすすめしません。
特に事務仕事では、
・金額
・日付
・会社名
・契約内容
・個人情報
・社内ルール
の確認が必要です。
ChatGPTが作った文章は、あくまで「たたき台」です。
最後は必ず自分で確認します。
私は、
「ゼロから考える時間を減らす」
「文章の形を整える」
「優先順位を整理する」
ために使っています。
判断まで全部任せるのではなく、自分の仕事をラクにするための相棒として使うイメージです。
朝5分の整理で、気持ちの余裕ができる
朝の5分でタスクを整理するようになってから、私は少し気持ちがラクになりました。
もちろん、急な電話や予定外の依頼はあります。
事務仕事は、計画通りに進まないことも多いです。
でも、最初に今日の全体像を見ておくと、途中で予定が崩れても戻りやすくなります。
「今日はこれだけは終わらせよう」
という軸があるだけで、焦り方が変わります。
1人事務は、どうしても抱え込みやすい仕事です。
だからこそ、朝のうちにChatGPTを使って頭の中を整理する時間を作るのはおすすめです。
まとめ｜ChatGPTは朝の「仕事整理」にも使える
ChatGPTというと、メール作成や文章作成に使うイメージが強いかもしれません。
でも実は、朝のタスク整理にも使えます。
私が朝5分でやっていることは、
・今日やることを書き出す
・優先順位をつけてもらう
・メールのたたき台を作る
・今日の進め方を整理する
この流れです。
1人事務は、毎日やることが多く、急な依頼も多い仕事です。
だからこそ、朝の5分で頭の中を整理しておくと、1日のスタートが少しラクになります。
いきなり完璧に使いこなす必要はありません。
まずは明日の朝、
「今日やることを整理してください」
とChatGPTに入力するところから始めてみてください。
小さな時短の積み重ねが、仕事の余裕につながっていくと思います。
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