はじめに｜1人事務の悩みは「相談相手がいないこと」
1人事務として働いていると、こんな経験はありませんか？
- この処理方法で合っているのかな？
- Excelのエラーが解決できない…
- この書類の作り方を誰に聞けばいいの？
周りに事務担当者がいない環境では、わからないことがあっても気軽に相談できません。
私自身、建設業で1人事務として働いているため、この悩みを何度も経験してきました。
そして以前は、
「まずはGoogle検索」
が当たり前でした。
しかし、その方法には大きな問題がありました。
検索に時間を取られ、気づけば夕方
わからないことがあるたびに、
検索
↓
関連記事を読む
↓
別の記事を読む
↓
動画を見る
↓
ようやく理解する
という流れを繰り返していました。
例えばExcelのエラーひとつでも、
気づけば30分以上経過していることも珍しくありません。
1人事務は通常業務だけでも忙しいのに、
「調べる時間」に多くの時間を奪われていたのです。
ChatGPTを使って仕事が変わった
そんな私が大きな衝撃を受けたのがChatGPTでした。
最初は半信半疑でしたが、
実際に使ってみると想像以上。
今まで検索していた内容を、そのまま質問するだけで回答が返ってくるのです。
例えば、
ExcelでVLOOKUP関数を使ったら「#N/A」と表示されます。事務初心者にもわかるように原因を教えてください。
と入力すると、
- エラーの原因
- 修正方法
- 確認ポイント
まで教えてくれます。
しかも数秒です。
Google検索とChatGPTの違い
以前の私は、
大量の情報の中から自分で答えを探していました。
しかしChatGPTは違います。
欲しい答えを直接聞けるのです。
例えるなら、
Google検索
図書館で自分で本を探す
ChatGPT
隣の席にいる詳しい先輩に聞く
という違いがあります。
特に1人事務にとって、
相談相手がいる安心感は想像以上に大きいものです。
私が実際によく使う質問
現在、私が業務でよく使う質問例はこちらです。
Excel関数
SUMIFS関数の使い方を初心者向けに教えてくださいメール作成
お客様へのお礼メールを丁寧な言葉遣いで作成してください文書作成
建設業向けの案内文を作成してください業務手順確認
請求書発行業務のチェックリストを作成してください「1人で抱え込む」が減った
ChatGPTを使うようになって一番変わったのは、
仕事への不安が減ったことです。
以前は、
「これ誰にも聞けないな…」
と悩むことが多くありました。
しかし今は、
「まずAIに聞いてみよう」
と思えるようになりました。
もちろん最終判断は自分で行います。
それでも相談相手がいる感覚は大きな安心感につながっています。
AIは仕事を奪う存在ではない
AIが普及すると、
「仕事がなくなる」
という話を耳にします。
しかし実際に使ってみると、
私の感覚は少し違いました。
AIは仕事を奪う存在ではなく、
仕事を手伝ってくれる相棒です。
特に1人事務にとっては、
24時間いつでも相談できる頼れる先輩のような存在だと感じています。
まとめ｜1人事務こそChatGPTを使ってほしい
1人事務は自由度が高い反面、
相談相手がいない孤独な環境でもあります。
だからこそ、
わからないことをすぐ相談できる環境を持つことが大切です。
もし今、
- 調べものに時間がかかる
- 相談相手がいない
- 業務効率を上げたい
と感じているなら、
ぜひ一度ChatGPTを試してみてください。
最初は簡単な質問で構いません。
「これ教えて」
その一言から、あなたの仕事は大きく変わるかもしれません。
関連記事
コメント