給与計算と聞くと、
「専用の給与ソフトが自動で計算してくれるもの」
というイメージを持つ方も多いかもしれません。
しかし、中小企業や少人数の会社では、一部の給与項目をExcelや電卓で計算しているケースもあります。
私が建設業の事務を引き継いだ時も、外国人技能実習生の給与は時給制で、毎月の勤務時間と時給を電卓で掛けて計算していました。
勤務時間を確認する。
電卓で時給を掛ける。
残業時間を確認する。
計算結果を給与資料へ入力する。
従業員ごとに、毎月同じ計算を繰り返していたのです。
「これはExcelに計算してもらった方が早いのでは？」
そう思い、給与計算表にExcel関数を入れることにしました。
今回は、給与計算を手計算からExcel関数へ変えた時の流れと、実際に感じたメリットをご紹介します。
電卓計算は間違いではないけれど、負担が大きい
電卓を使った給与計算が、必ずしも悪いわけではありません。
従業員が少なく、計算項目も少なければ、電卓でも計算できます。
ただし、毎月同じ計算を繰り返していると、次のような負担が出てきます。
・数字を打ち間違える
・前の従業員の数字が残っている
・小数点を押し間違える
・計算結果を転記する時に間違える
・どこまで確認したか分からなくなる
・担当者によって計算方法が変わる
給与は、従業員の生活に直結する大切なものです。
「あとで確認すればいい」と簡単に考えることはできません。
だからこそ、計算自体はExcelに任せ、人は入力内容と結果の確認に集中した方が安全だと感じました。
最初に給与計算の流れを書き出す
いきなりExcelへ関数を入れるのではなく、まずは現在の計算方法を整理しました。
例えば、時給制の場合は、
- 通常勤務時間を確認する
- 時給を確認する
- 通常勤務分の金額を計算する
- 残業時間を確認する
- 残業分の金額を計算する
- 各手当を追加する
- 支給額を確認する
という流れがあります。
この流れをそのままExcelの列に分ければ、計算表を作りやすくなります。
最初から完璧な給与計算システムを作ろうとする必要はありません。
まずは、毎月電卓で行っている一つの計算を、Excelへ置き換えるところから始めます。
基本的な給与計算表の項目
簡単な例として、次のような列を作ります。
A列：氏名
B列：通常勤務時間
C列：時給
D列：通常勤務分
E列：時間外勤務時間
F列：割増率
G列：時間外勤務分
H列：支給額小計
このように、入力する項目と自動計算する項目を分けるのがポイントです。
例えば、
・勤務時間
・時給
・割増率
は入力するセル。
・通常勤務分
・時間外勤務分
・支給額小計
はExcelに計算してもらうセルにします。
通常勤務分を計算するExcel関数
B2セルに勤務時間、C2セルに時給が入力されている場合、D2セルには次の数式を入れます。
=ROUND(B2*C2,0)
これは、
「勤務時間×時給を計算し、1円単位に丸める」
という数式です。
例えば、
勤務時間：160時間
時給：1,100円
の場合は、
160×1,100＝176,000円
と自動計算されます。
翌月は勤務時間を変更するだけで、金額も自動で変わります。
時間外勤務分を計算するExcel関数
時間外勤務分は、E2セルに時間外勤務時間、F2セルに会社で確認した割増率を入力する形にします。
G2セルには、次のような数式を入れます。
=ROUND(E2*C2*F2,0)
例えばF2セルに「1.25」が入力されていれば、
時間外勤務時間×時給×1.25
で計算されます。
ただし、割増率は時間外労働・法定休日労働・深夜労働などによって異なります。
厚生労働省では、法定時間外と深夜労働は25％以上、法定休日労働は35％以上、月60時間を超える法定時間外労働は50％以上の割増率が案内されています。
会社の就業規則や雇用契約、給与計算方法を確認し、適用する率を判断する必要があります。
割増率を数式の中へ直接入力するのではなく、F列などの別セルへ入力しておくと、後から確認や変更がしやすくなります。
支給額小計を計算する
通常勤務分がD2セル、時間外勤務分がG2セルの場合、H2セルには次の数式を入れます。
=SUM(D2,G2)
各種手当も加える場合は、手当の列を追加し、SUM関数の範囲へ含めます。
ただし、ここで計算しているのは、あくまで給与計算の一部分です。
実際の給与計算では、
・各種手当
・欠勤控除
・遅刻や早退
・社会保険料
・雇用保険料
・所得税
・住民税
なども関係します。
この記事の数式だけで、給与計算全体が完成するわけではありません。
まずは、これまで電卓で行っていた「勤務時間×時給」の計算をExcelへ置き換える例としてご覧ください。
Excel化してラクになったこと
毎月の計算時間が短くなった
勤務時間を入力すると金額が自動で表示されるため、従業員ごとに電卓を打つ回数が減りました。
従業員が増えても、数式をコピーすれば同じ方法で計算できます。
打ち間違いが減った
電卓では、押した数字が正しかったかを後から確認しにくいことがあります。
Excelなら、
・入力した勤務時間
・時給
・割増率
・計算結果
が同じ画面に残るため、確認しやすくなります。
前月との比較がしやすくなった
前月より支給額が大きく増減している場合、
・勤務時間が増えたのか
・残業が増えたのか
・時給が変わったのか
・手当が追加されたのか
を確認しやすくなりました。
誰が計算しても同じ結果になる
給与計算を担当者の電卓操作だけに頼っていると、引き継ぎが難しくなります。
計算式をExcelに残しておけば、計算の根拠を次の担当者にも説明できます。
業務の属人化を減らす意味でも、Excel化は効果的でした。
給与計算表で必ず確認したいポイント
Excel関数を入れたからといって、確認が不要になるわけではありません。
むしろ、給与計算では入力内容と数式の両方を確認する必要があります。
勤務時間は勤怠資料と一致しているか
タイムカードや勤怠システムと、Excelへ入力した時間を照合します。
日ごとの労働時間を一律に切り捨てる処理には注意が必要です。
大阪労働局の案内では、原則として日々の時間外労働は1分単位で正確に計上し、毎日の残業時間を常に30分未満切り捨てとする扱いは認められないとされています。
時給や手当が最新か
昇給や最低賃金の変更、雇用契約の更新などにより、時給が変わっている可能性があります。
前月のExcelをそのままコピーする場合は、特に注意が必要です。
数式が消えていないか
計算結果のセルへ数字を直接入力すると、数式が消えてしまいます。
数式が入っているセルと、手入力するセルの色を分けておくと分かりやすくなります。
前月と大きく違う金額がないか
給与額が前月より大きく増減している従業員を確認します。
大きな変化がある場合は、入力ミスだけでなく、残業や欠勤、手当の変更なども確認します。
Excel関数は難しいものから始めなくていい
給与計算をExcel化すると聞くと、
「複雑な関数を使わなければいけない」
と思うかもしれません。
しかし、私が最初に行ったのも、
・掛け算
・ROUND関数
・SUM関数
といった基本的な計算です。
一つの計算をExcelに任せるだけでも、毎月の作業はラクになります。
分からない関数がある場合は、
「勤務時間と時給を掛けて、1円単位に丸めるExcel関数を教えてください」
とChatGPTへ質問する方法もあります。
まとめ｜毎月同じ計算はExcelに任せよう
私が給与計算を引き継いだ時、技能実習生の時給計算は毎月電卓で行われていました。
それをExcel関数へ変えたことで、
・電卓を打つ回数が減った
・計算時間が短くなった
・入力内容を確認しやすくなった
・前月との比較ができるようになった
・引き継ぎしやすくなった
という変化がありました。
給与計算は正確さが必要な仕事です。
だからこそ、Excelへ丸投げするのではなく、
「計算はExcel」
「確認と判断は人」
と役割を分けることが大切だと感じています。
毎月、同じ数字を電卓で計算している業務がある方は、まず一つだけでもExcel関数へ置き換えてみてください。
小さな改善でも、1年続けば大きな時間の差になります。
※給与計算方法は、雇用契約、就業規則、賃金規程、勤務形態などによって異なります。実際に使用する際は、会社のルールや最新の法令を確認し、必要に応じて社会保険労務士などの専門家へご相談ください。
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