はじめに｜会社説明資料づくりで手が止まっていませんか？
ある日突然、
「会社案内の資料を更新してほしい」
「新しく入るパートさん向けに会社説明資料を作ってほしい」
と頼まれた経験はありませんか？
私は事務職として働く中で、
資料作成を頼まれるたびに頭を悩ませていました。
- 何から書けばいい？
- どんな順番で説明すればいい？
- どんな画像を入れれば見やすい？
PowerPointを開いたまま、
なかなか作業が進まないこともありました。
そんな時に役立ったのがChatGPTです。
資料作成で一番大変なのは「最初の一歩」
実は資料作成で一番時間がかかるのは、
PowerPointの操作ではありません。
構成を考えること
です。
例えば会社説明資料なら、
- 会社概要
- 事業内容
- 経営理念
- 仕事内容
- 福利厚生
など、どんな順番で説明するのかを決める必要があります。
この構成を考える作業に時間を取られる人は少なくありません。
ChatGPTに構成を考えてもらう
私はまずChatGPTに相談します。
例えば以下のように入力します。
コピペOK
あなたは優秀な事務担当者です。
新しく入社するパート社員向けの会社説明資料を作成します。
以下の条件でPowerPointの構成案を提案してください。
【業種】
建設業
【目的】
会社概要と仕事内容を理解してもらう
【雰囲気】
アットホームで親しみやすい
スライド6枚程度で構成してください。AIが提案してくれる内容
ChatGPTは、
1枚目
表紙
2枚目
会社概要
3枚目
事業内容
4枚目
仕事内容
5枚目
職場の雰囲気
6枚目
まとめ
というように構成案を作成してくれます。
さらに、
各スライドに入れる内容まで提案してくれます。
画像選びにも活用できる
資料作成で意外と時間がかかるのが画像探しです。
そんな時は、
コピペOK
建設業の会社説明資料に使う画像を探しています。
アットホームな雰囲気が伝わる画像の検索キーワードを10個教えてください。と質問します。
すると、
- 建設業 笑顔
- 現場スタッフ
- チームワーク
- リフォーム相談
など、画像検索に使えるキーワードを提案してくれます。
資料作成の時間が大幅に短縮
以前は、
構成を考えるだけで30分以上かかることもありました。
しかし現在は、
ChatGPTに相談することで、
資料作成のスタートまでの時間が大幅に短縮されています。
もちろん最終的な内容は自分で確認します。
それでも、
ゼロから考える負担がなくなるだけで作業効率は大きく変わります。
ChatGPTは「下書き担当」と考える
資料作成で大切なのは、
ChatGPTに全て任せることではありません。
私自身は、
ChatGPT＝下書き担当
として活用しています。
構成案やアイデア出しを任せ、
最終的な判断は自分で行います。
この使い方が一番効率的だと感じています。
まとめ
会社説明資料やPowerPoint資料は、
ゼロから作ろうとすると意外と時間がかかります。
そんな時はChatGPTを活用してみてください。
- 構成案作成
- アイデア出し
- 画像検索キーワード作成
などをサポートしてくれるため、
資料作成の負担が大きく軽減されます。
特に1人事務や少人数の職場では、
頼れる相談相手として活躍してくれるはずです。
まずは次回資料作成を頼まれた時に、
ChatGPTへ相談するところから始めてみてください。
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