「新しいルールについて、社内向けのお知らせを作っておいて」
「来週の社内清掃について、案内文を出しておいて」
「経費精算の変更点を、社員に分かるようにまとめておいて」
事務職として働いていると、社内文書を作る場面は意外と多いですよね。
Wordを開いたものの、
「タイトルはどうしよう」
「どこまで丁寧に書けばいいの？」
「箇条書きにした方がいい？文章で書いた方がいい？」
と手が止まってしまうことはありませんか？
私は医療機器商社で13年、建設業事務で9年、事務職として20年以上働いてきました。
現在は建設業で1人事務をしながら、総務・経理・給与計算・社内対応など、幅広い業務を担当しています。
1人事務だと、近くにすぐ相談できる人がいないことも多いです。
そんな時に役立つのが、ChatGPTです。
今回は、ChatGPTを使って社内文書のたたき台を短時間で作る方法をご紹介します。
社内文書はゼロから作ると時間がかかる
社内文書は、ただ文章を書けばいいわけではありません。
社員にきちんと伝わるように、
- 何のお知らせなのか
- いつから始まるのか
- 誰が対象なのか
- 何をすればいいのか
- 問い合わせ先はどこか
を分かりやすく整理する必要があります。
さらに、社内向けだからといって雑すぎる文章にはできません。
かといって、堅すぎる文章にすると読みにくくなります。
この「ちょうどいい文面」を考えるのが、意外と大変なんですよね。
ChatGPTは社内文書の「たたき台作成」に向いている
ChatGPTを使うと、社内文書のたたき台を短時間で作ることができます。
ゼロから文章を考えるのではなく、まずChatGPTに骨組みを作ってもらう。
そのあとで、自社のルールや言い回しに合わせて修正する。
この流れにすると、かなり時短になります。
建設業で例えるなら、設計図なしでいきなり家を建てるのではなく、先に図面を用意してから作業するイメージです。
社内文書も同じで、最初にたたき台があるだけで、作業のしやすさが大きく変わります。
ChatGPTに社内文書を作ってもらう時のコツ
ChatGPTに依頼する時は、ただ
「社内文書を作って」
と伝えるだけでは、少しぼんやりした文章になりやすいです。
ポイントは、次の3つです。
① 目的を伝える
何のための文書なのかを伝えます。
例：
- 経費精算ルール変更のお知らせ
- 社内清掃実施のお知らせ
- 健康診断実施の案内
- 年末年始休業のお知らせ
目的がはっきりすると、文章全体の方向性が決まりやすくなります。
② 必ず入れたい内容を箇条書きにする
日付、対象者、変更点、問い合わせ先など、必要な情報を箇条書きで渡します。
ChatGPTは、条件が具体的なほど使いやすい文章を作ってくれます。
③ 文体を指定する
社内文書の場合は、
- 簡潔に
- 分かりやすく
- 丁寧すぎず、でも失礼のない表現
- 箇条書きを使って読みやすく
など、文体も指定すると整いやすいです。
コピペOK！社内文書作成プロンプト
以下のプロンプトをコピーして、必要な部分を書き換えて使えます。
あなたは優秀な総務事務担当者です。
以下の条件に基づいて、社員に周知するための社内文書のたたき台を作成してください。
【文書の目的】
新しい経費精算ルールの案内
【対象者】
全社員
【必ず入れたい内容】
1. 開始日：来月1日から
2. 変更点：紙の申請から、スマホアプリでの申請に変更
3. マニュアルの掲載場所：社内ポータルのトップページ
4. 不明点の問い合わせ先：総務部まで
【文体】
社内向けのため、過度な挨拶は省いてください。
要点が分かりやすいように、箇条書きを使って簡潔にまとめてください。
少し温かみのある丁寧な文体にしてください。このように依頼すると、件名や本文、箇条書きまで整った社内文書のたたき台を作ってくれます。
あとは、Wordやメールに貼り付けて、必要な部分を修正すればOKです。
そのまま使える社内文書の例
例えば、ChatGPTに依頼すると、次のような形の文書が作れます。
件名：新しい経費精算ルール開始のお知らせ
社員各位
お疲れ様です。
このたび、経費精算の申請方法を以下のとおり変更いたします。
【開始日】
来月1日より
【変更内容】
これまで紙で行っていた経費精算申請を、スマホアプリでの申請に変更します。
【マニュアルについて】
操作方法は、社内ポータルのトップページに掲載しています。
申請前に必ずご確認ください。
【問い合わせ先】
不明点がある場合は、総務部までお問い合わせください。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。このくらいのたたき台があるだけで、かなり作業がラクになります。
白紙のWord画面を前に悩む時間を減らせるのが、ChatGPTの大きなメリットです。
社内文書に使いやすいテーマ例
ChatGPTで作りやすい社内文書には、次のようなものがあります。
- 経費精算ルール変更のお知らせ
- 社内清掃の案内
- 健康診断の案内
- 年末年始休業のお知らせ
- 有給休暇取得の案内
- 社内研修のお知らせ
- 備品管理ルールの周知
- 駐車場利用ルールの変更案内
- 書類提出期限のお知らせ
- システム変更のお知らせ
特に総務や1人事務では、こうした「ちょっとした案内文」を作る場面が多いです。
毎回ゼロから考えるのではなく、ChatGPTでたたき台を作っておくと、かなり効率化できます。
ChatGPTで作った文章のチェックポイント
ChatGPTが作った文章は便利ですが、そのまま送信する前に必ず確認しましょう。
特に見るべきポイントは次の3つです。
① 日付・期限・連絡先が合っているか
社内文書で一番ミスしたくないのが、日付や問い合わせ先です。
開始日、締切日、内線番号、担当部署などは必ず確認しましょう。
② 社内ルールに合っているか
会社によって、言い回しや表記ルールが違うことがあります。
例えば、
- 社員各位
- 各位
- 関係者各位
- 〇〇部各位
など、会社でよく使う表現に合わせると自然です。
③ 読んだ人が行動しやすいか
社内文書は、読んでもらうだけでなく、行動してもらうための文書です。
そのため、
- いつまでに
- 誰が
- 何をすればいいのか
が分かるかどうかを確認しましょう。
個人情報や社内情報の入力には注意
ChatGPTを使う時は、社内情報や個人情報をそのまま入力しないように注意しましょう。
心配な場合は、
- 会社名 → 自社
- 社員名 → 担当者
- 取引先名 → A社
- 部署名 → 〇〇部
- 金額 → 〇〇円
のように置き換えて使うのがおすすめです。
実際に使う時は、Wordやメール画面に貼り付けたあと、正しい情報に修正しましょう。
まとめ｜社内文書はChatGPTでたたき台を作るとラクになる
社内文書は、事務職にとってよくある仕事のひとつです。
でも、白紙の状態から毎回考えるのは大変です。
ChatGPTを使えば、
- 件名を考える
- 本文のたたき台を作る
- 箇条書きで整理する
- 丁寧で分かりやすい文面に整える
といった作業をサポートしてくれます。
大切なのは、AIに全部任せるのではなく、たたき台を作ってもらい、人が最終確認することです。
1人事務で相談相手がいない時も、ChatGPTが下書きを作ってくれるだけで、かなり気持ちがラクになります。
まずは簡単な社内清掃のお知らせや、提出期限の案内文から試してみてください。
白紙のWord画面で悩む時間が、少しずつ減っていくはずです。
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