「この表から商品コードを入力したら、自動で商品名を表示したいんだけど……どの関数を使えばいいんだっけ？」
「せっかく数式を入れたのに、画面が『#N/A』だらけになった……。」
事務職として働いていると、Excel関数で手が止まる瞬間ってありますよね。
私も事務職として長年Excelを使っていますが、正直に言うと、関数を全部覚えているわけではありません。
VLOOKUP、IF、SUMIFS……。
聞いたことはあっても、いざ使おうとすると
「どれを使うんだっけ？」
となることがよくありました。
以前はそのたびにGoogle検索をしていました。
でも、
- 説明が難しい
- 専門用語が多い
- 自分のやりたいことと少し違う
ということが多く、結局かなりの時間を使っていました。
そんな私が今、一番頼っているのがChatGPTです。
分からない関数があれば、その場で聞く。
たったそれだけで、Excel作業が驚くほどラクになりました。
今回は、事務職がよく使うExcel関数と、ChatGPTを使った調べ方をご紹介します。
Excel関数は「暗記」しなくていい
学生時代の勉強は暗記が中心でした。
その感覚で、
「Excel関数も全部覚えなきゃ」
と思ってしまいがちです。
でも実際の仕事では、
関数を暗記していることより、
「何をしたいかを説明できること」
の方が重要です。
今はChatGPTという優秀なアシスタントがいます。
分からない関数は、その都度聞けばいい時代です。
事務職がよく使うExcel関数8選
1．XLOOKUP（VLOOKUP）
商品コードや社員番号から情報を検索したい時に使います。
例えば、
- 商品コードから商品名を表示
- 社員番号から氏名を表示
など。
💬 ChatGPTへの聞き方
「A列の商品コードを使って、別シートの商品名を表示したいです。XLOOKUPの数式を教えてください。」
2．IF関数
条件によって表示を変えたい時に使います。
例えば、
- 1万円以上なら「達成」
- 1万円未満なら「未達」
など。
💬 ChatGPTへの聞き方
「売上が10000円以上なら達成、それ以外は未達と表示したいです。」
3．SUMIF・SUMIFS
条件に合うデータだけを合計したい時に使います。
例えば、
- 新宿店の売上合計
- 4月分だけの売上合計
など。
売上管理をしている事務職には欠かせない関数です。
4．COUNTIF・COUNTIFS
条件に合う件数を数えたい時に使います。
例えば、
- 出席者数
- 未入力件数
- アンケート結果
など。
5．IFERROR
エラー表示を見やすく整える関数です。
「#N/A」
「#VALUE!」
などを空白表示にできます。
資料をきれいに見せたい時によく使います。
6．ROUND・ROUNDUP・ROUNDDOWN
端数処理をしたい時に使います。
- ROUND：四捨五入
- ROUNDUP：切り上げ
- ROUNDDOWN：切り捨て
請求書や見積書を扱う事務職には便利な関数です。
7．TEXTJOIN
複数のセルをまとめたい時に使います。
例えば、
「田中」
「太郎」
を
「田中 太郎」
にすることができます。
8．LEFT・RIGHT・MID
文字の一部だけを取り出したい時に使います。
例えば、
「東京都新宿区」
から
「東京都」
だけを抜き出すことができます。
住所データの整理などで活躍します。
私が実際によく使うChatGPTへの聞き方
今は関数名を調べるよりも、やりたいことをそのまま伝えています。
例えば、
「売上一覧から担当者が佐藤で、金額が5万円以上のデータだけを合計したいです。使う関数と数式を教えてください。」
こんな感じです。
するとChatGPTは、
- 使うべき関数
- 実際の数式
- なぜその関数を使うのか
まで説明してくれます。
初心者でも理解しやすいので、本当に助かっています。
Excel関数は組み合わせるとさらに便利
実務では関数を組み合わせることもよくあります。
例えば、
XLOOKUPで検索し、
エラーが出たらIFERRORで空白表示にする。
こうした組み合わせもChatGPTに相談すれば教えてくれます。
無理に覚えようとしなくても大丈夫です。
まとめ
Excel関数は事務職に欠かせないスキルです。
でも、全部暗記する必要はありません。
大切なのは、
「何をしたいかを言葉で説明できること」
です。
それさえできれば、ChatGPTが最適な関数や数式を提案してくれます。
私自身、Excelで悩む時間がかなり減りました。
もし今、
「この関数どうやるんだろう？」
と手が止まっているなら、まずはChatGPTに聞いてみてください。
きっと想像以上に頼れる相棒になってくれるはずです。
今日からは、Excelで悩んだら検索より先にChatGPT。
その一歩が、あなたの仕事時間を大きく変えてくれるかもしれません。
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