「今日の会議の議事録、お願いね。」
会議が終わった瞬間、この一言に少し憂うつになった経験はありませんか？
私は事務職として長年働いてきましたが、議事録作成は正直苦手でした。
会議中に慌ててメモを取り、終了後に内容を整理して文章化する。
「あれ、この話は誰が言ったんだっけ？」
「決定事項と検討事項、どっちだったかな？」
そんなふうに悩みながら作成していると、気付けば30〜60分があっという間に過ぎていました。
しかし今は、ChatGPTを活用することで議事録作成時間を大幅に短縮できています。
今回は、実際に私が使っている方法をご紹介します。
議事録作成が大変な理由
議事録作成が難しいのは、単純な文字入力ではないからです。
議事録を作る際には、
- メモを整理する
- 発言内容を要約する
- 決定事項を抽出する
- 分かりやすい文章に整える
という複数の作業を同時に行っています。
つまり、
「会議内容を整理して、読みやすい文章に変換する作業」
が必要になります。
これをすべて自分で行うのは意外と大変です。
ChatGPTを使った議事録作成方法
私が実際に行っている方法はとてもシンプルです。
Step1：会議メモを準備する
会議中に取ったメモや、Teams・Zoomなどの文字起こしデータを用意します。
箇条書きでも問題ありません。
むしろ整える必要はありません。
Step2：ChatGPTに指示する
以下のプロンプトをそのまま使えます。
コピペOK！議事録作成プロンプト
あなたは優秀な事務アシスタントです。
以下の会議メモをもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
【出力形式】
・会議名
・日時
・参加者
・決定事項
・今後の対応事項
・会議内容の要約
【会議メモ】
（ここに会議メモを貼り付ける）
Step3：内容を確認する
ChatGPTが数秒で議事録のたたき台を作成してくれます。
あとは、
- 誤認識がないか
- 決定事項が正しいか
- 社外秘情報が含まれていないか
を確認して完成です。
私の場合、この確認作業を含めても5分程度で終わることが増えました。
実際に使って感じたメリット
① 会議内容に集中できる
以前は、
「後で議事録を書くために細かくメモしなきゃ」
と思いながら会議に参加していました。
今は後で整理できるので、
「何が決まったか」
に集中しやすくなりました。
② 議事録の見やすさが向上した
自分で作ると、
- 同じ表現が続く
- 文章が長くなる
- 抜け漏れが発生する
ことがあります。
ChatGPTは文章の整理が得意なので、読みやすい形に整えてくれます。
上司や関係者にも共有しやすくなりました。
利用時の注意点
便利なChatGPTですが、作成された内容をそのまま提出するのはおすすめできません。
必ず、
- 数字
- 日付
- 担当者名
- 決定事項
を確認しましょう。
AIはあくまで補助ツールです。
最終確認は人が行うことが大切です。
まとめ
議事録作成は事務職にとって欠かせない業務ですが、時間がかかりやすい作業でもあります。
そんな時こそChatGPTを活用してみてください。
私自身、
「議事録作成のために残業する」
ということが大幅に減りました。
AIは仕事を奪う存在ではなく、忙しい事務職を支えてくれる頼もしいアシスタントです。
まずは次回の会議で、いつものメモをChatGPTに貼り付けてみてください。
「もっと早く使えばよかった！」
と思うかもしれませんよ。
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