「この文章、なんだか読みにくいな……」
「誤字脱字がないか不安で、何度も読み返してしまう」
「議事録を提出する前に、誰かにチェックしてほしい」
事務職として働いていると、文章を確認する場面はとても多いですよね。
議事録、報告書、案内文、メール、社内通知など、文章の正確さが求められる仕事はたくさんあります。
私自身、事務歴20年以上の中で、数えきれないほど文書チェックをしてきました。
以前、医療機器商社で事務管理職をしていた時は、会議後に部下が作成した議事録の最終確認を担当していました。
その時に感じていたのが、
「文章チェックって、本当に時間がかかる」
ということです。
誤字脱字。
言い回しの違和感。
主語と述語のズレ。
二重敬語。
読みにくい表現。
一つずつ確認していると、あっという間に時間が過ぎていきます。
今ならはっきり思います。
あの頃にChatGPTがあれば、文書チェックの時間はかなり短縮できていたはずです。
今回は、事務職の方に向けて、ChatGPTを使った文章校正・添削の方法をご紹介します。
文章校正に時間がかかる理由
文章校正が大変なのは、ただ誤字を探すだけではないからです。
実際には、
- 誤字脱字を探す
- 敬語が正しいか確認する
- 文章の流れを見る
- 読みにくい表現を直す
- ビジネス文書として自然か確認する
という作業を同時に行っています。
特に議事録や報告書は、関係者に共有される文書です。
内容が分かりにくかったり、誤字が多かったりすると、読み手に不安を与えてしまうこともあります。
だからこそ、事務職にとって文章校正は大切な仕事です。
ただ、その分かなり神経を使います。
ChatGPTは文章校正の「下書きチェック担当」になる
ChatGPTを使うと、文章校正の負担を大きく減らせます。
もちろん、最終確認は人が行う必要があります。
しかし、
- 誤字脱字の確認
- 不自然な表現の修正
- 敬語の見直し
- 読みやすい文章への改善
といった作業を、ChatGPTに一度チェックしてもらうだけで、かなりラクになります。
私の感覚では、ChatGPTは「怒らない文章チェック担当」です。
何度聞いても嫌な顔をしません。
雑な文章を貼っても、丁寧に整えてくれます。
1人事務や、近くに確認してくれる人がいない職場では、本当に心強い存在です。
ChatGPTで文章校正をする方法
やり方はとても簡単です。
自分が作成した文章をChatGPTに貼り付けて、校正を依頼するだけです。
例えば、議事録や報告書を作成したあと、提出前に以下のプロンプトを使います。
コピペOK！文章校正・添削プロンプト
あなたはプロの校正者であり、優秀な事務管理職です。
以下の文章を、ビジネス文書として自然で分かりやすい表現に校正してください。
【依頼内容】
1. 誤字脱字を修正してください。
2. 不自然な日本語を修正してください。
3. 二重敬語や不適切な敬語があれば直してください。
4. 読みやすく、伝わりやすい文章に整えてください。
5. 修正したポイントを最後に分かりやすく説明してください。
【対象の文章】
ここに文章を貼り付ける実際に使える場面
ChatGPTの文章校正は、事務職のさまざまな業務で使えます。
議事録の確認
会議内容をまとめたあと、文章の流れや表現を整える時に便利です。
特に、
- 決定事項
- 今後の対応
- 担当者ごとのタスク
などを分かりやすく整理したい時に役立ちます。
報告書のチェック
上司や社内に提出する報告書は、文章の分かりやすさが大切です。
ChatGPTに確認してもらうことで、伝わりやすい表現に整えやすくなります。
社内通知・案内文の校正
社内全体へ送る案内文は、誤解のない表現が大切です。
送信前にChatGPTで確認すると、読みやすい文章に整えられます。
メール送信前の確認
お客様や取引先へのメールは、ちょっとした表現にも気を使います。
送信前にChatGPTで校正することで、敬語や言い回しの不安を減らせます。
事務管理職時代に欲しかった機能
以前、私が事務管理職として議事録を確認していた時は、部下が作った文章を一つずつチェックしていました。
もちろん、それも大切な仕事です。
ただ、
- 誤字脱字の確認
- 表現の修正
- 読みやすい文章への調整
にかなり時間がかかっていました。
今思えば、部下自身がChatGPTで一度セルフチェックしてから提出してくれていたら、お互いにかなり時短できたと思います。
部下にとっても、
「この文章で大丈夫かな」
という不安を減らせます。
上司にとっても、
基本的な誤字脱字や表現の修正にかかる時間を減らせます。
ChatGPTは、文章作成が苦手な人にとっても、チェックする側にとっても役立つツールだと感じています。
ChatGPTで文章校正する時の注意点
ChatGPTは便利ですが、すべてをそのまま信用するのはおすすめしません。
特に注意したいのは、以下の点です。
- 固有名詞
- 数字
- 日付
- 金額
- 会議内容
- 会社名
- 個人名
これらは必ず自分の目で確認しましょう。
また、会社の機密情報や個人情報をそのまま入力するのは避けた方が安心です。
例えば、
- 会社名 → A社
- 担当者名 → 担当者様
- 顧客名 → お客様
- 金額 → 〇〇円
のように置き換えて使うのがおすすめです。
ChatGPTはあくまで文章校正の補助です。
最終判断は必ず自分で行いましょう。
まとめ
文章校正は、事務職にとって大切な仕事です。
でも、すべてを自分の目だけで確認しようとすると、かなり時間も集中力も使います。
そんな時は、ChatGPTを文章チェックの相棒として使ってみてください。
- 誤字脱字の確認
- 敬語の見直し
- 読みやすい文章への修正
- 議事録や報告書の校正
こうした作業をサポートしてくれます。
私自身、事務管理職時代にChatGPTがあれば、議事録チェックの負担はかなり軽くなっていたと思います。
文章を完璧にするために、一人で抱え込まなくても大丈夫です。
まずは今日作成したメールや報告書を、ChatGPTに一度チェックしてもらうところから始めてみてください。
きっと、文章確認のストレスが少し軽くなるはずです。
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